Onderstaand het algemene huishoudelijke reglement van FAK.
Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende afhangreglement, de baanregels en aan de schriftelijke of mondelingen aanwijzingen van de parkcommissie en/of het dagelijks bestuur.
Artikel 2
De leden zijn verplicht adreswijzigingen zo spoedig mogelijk aan de ledenadministratie door te geven. Ze zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld en/of andere verplichtingen te voldoen vóór 1 maart van het desbetreffende verenigingsjaar. Tevens dient er bij aanvang van het lidmaatschap eenmalig een borg van € 10,00 betaald te worden voor de druppel, die toegang geeft tot het park en de fietsenstalling. Deze druppel wordt geactiveerd wanneer men bardienst heeft in de kantine.
De leden zijn tevens verplicht, indien de omstandigheden dit vereisen (dit ter beoordeling van het dagelijks bestuur), maximaal tweemaal per jaar een bardienst te verrichten.
Vrijwilligers, ondersteunende leden en ereleden zijn vrijgesteld van deze verplichting. Bij het niet nakomen van de bardienstverplichting zal een boete van € 50,00 moeten worden betaald. Tevens is het van belang dat de leden, voor het vervullen van de bardienst, de Instructie Verantwoord Alcohol schenken (IVA) doornemen.
Artikel 3
De leden hebben het recht om bij alle bijeenkomsten (met uitzondering van bestuurs-, commissie- en kascommissievergaderingen), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 4
Bij opzegging gedurende het jaar zal er geen restitutie van het lidmaatschap plaatsvinden. Dit is vanuit de KNLTB zo vastgelegd.
Opzeggen kan alleen voor 1 januari van het nieuwe jaar.
De leden hebben het recht één lidmaatschapsjaar slapend lid te blijven om zodoende bij herstart de wachtlijst te ontlopen, mits daar een gegronde reden voor is (dit ter beoordeling van het dagelijks bestuur). Gegronde redenen zijn onder andere vertrek naar het buitenland voor één jaar voor werk of studie. Het betalen van compensatiekosten, dit ter bepaling door het dagelijks bestuur, is verplicht om hiervoor in aanmerking te komen.
Zie ook de bardienstregels: https://www.tvfak.nl/bardienst
Vergaderingen
Artikel 5
De vergaderingen van het dagelijks en algemeen bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen, maar tenminste vier keer per kalenderjaar. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 6
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke uitnodiging, tenminste veertien dagen vóór de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na de indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 7
Kandidaatstelling voor een door de Algemene Vergadering te kiezen dagelijks bestuurfunctionaris geschiedt door het dagelijks bestuur en/of door vijf seniorleden of ereleden. Kandidaatstelling door het dagelijks bestuur geschiedt nadat het dagelijks en algemeen bestuur zich heeft vergewist dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de Algemene Vergadering.
Artikel 8
De agenda van de Algemene Vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgenoemde artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel. Dit voorstel moet tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris worden ingediend. Dit geldt ook voor al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 9
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel behandeld, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt. Tijdens de Algemene Vergadering moet dit worden ondersteund door tenminste vier andere leden.
Commissies
Artikel 10
De Algemene Vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissies. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies, met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de statuten, kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 11
De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van één van de commissieleden haar/zijn plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur door de Algemene Vergadering, worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 12
Door het bestuur wordt een technische commissie gekozen, bestaande uit een oneven aantal leden. Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de technische commissie.
Artikel 13
De werkzaamheden van de technische commissie zullen bestaan uit:
- het regelen en verzorgen van de KNLTB-competitie, toernooien en wedstrijden
- het regelen en verzorgen van interne competities en wedstrijden
Besluitvorming
Artikel 14
Indien een aan de orde gesteld voorstel bij geen der stemgerechtigde leden stemming verlangt, dan wordt het voorstel aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot schriftelijke stemming overgegaan.
Artikel 15
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 16
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de Algemene Vergadering kan slechts worden gekozen de persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 17
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde wordt formeel verzocht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij/zij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij/zij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn/haar stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend.
Conform Artikel 9, lid 4 van de statuten worden de voorzitters van de commissies benoemd door het dagelijks bestuur voor een periode van twee jaar. Ieder jaar treden twee voorzitters af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. De voorzitters van de commissies zijn tijdens de Algemene Ledenvergadering terstond herkiesbaar. De leden van de commissies worden aangesteld door de voorzitters van de commissies. Algemeen bestuursleden worden geacht voor aftreden een opvolger voor te dragen.
De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste Algemene Vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 18
In de eerste vergadering van het bestuur na de Algemene Vergadering, wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens/haar werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens/haar werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 19
Schade aan de vereniging of haar bezittingen, toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 20
Het bedrag als bedoeld in artikel 10, lid 3 onder sub c van de statuten wordt gesteld op
€ 50.000,00.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 21
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
- namen en adressen van de in artikel 4 van de statuten bedoelde personen
- presentielijsten en notulen van alle Algemene Vergaderingen en vergaderingen van het bestuur
- de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, welk gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van onder a. bedoelde administratie moet een ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.
Artikel 22
Het bestuur is verplicht, dus ook bij competitie en/of toernooien, één tennisbaan volledig vrij te houden voor recreatietennis. Als uitzondering op deze regel geldt dat, indien toernooien een open karakter hebben en indien noodzakelijk, het is toegestaan alle banen te gebruiken. Het bestuur bepaalt welk(e) toernooi(en) in aanmerking komen voor deze uitzonderingsregel.
Aanmeldingsformulier
Artikel 23
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de statuten, dient te worden vermeld:
- naam
- voorletters/roepnaam
- woonplaats
- adres
- geboortedatum
- e-mailadres
- bankrekeningnummer
- informatie over waarborgsom druppel
Tevens dient een pasfoto ingeleverd te worden.
De vereniging is verplicht de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar te maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De gegevens worden verstrekt aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
Slotbepaling
Artikel 24
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de statuten. Het huishoudelijk reglement en de beleidsregels zijn te downloaden van de website: www.tvfak.nl.